NT CCI 4828

by Oscar — last modified 01/11/2007 17:00

Não conformidade no CDI - Centro de Documentação e Informação da Faceal

Maceió, 25 de outubro de 2007.

Da: Coordenação de Controles Internos - Oscar Garcia-Agreda

Para: Presidência - João Nobre

Assunto: Não conformidade no CDI.

O Centro de Documentação e Informação - CDI desta Fundação tem como missão receber documentos e armazená-los de forma organizada permitindo uma recuperação rápida e segura das informações ali confiadas.
Com a aquisição de armários apropriados para armazenamento de documentos e com a estruturação da Gestão Eletrônica de Documentos - GED na implantação do Portal Institucional, a Fundação avançou significativamente para a consecução desta missão.
Os setores da Fundação que colaboraram na qualificação e triagem dos documentos para armazenamento digital e armazenamento catalogado nos novos armários estão hoje com relativa segurança na recuperação de informações.
Existe atualmente uma quantidade significante de documentos armazenados de maneira totalmente indevida e sem nenhuma classificação, depositados no setor odontológico, atualmente desativado e com funções de depósito. Esses documentos possuem os seguintes aspectos:

Estes documentos, numa primeira avaliação, pertencem ao setor de contabilidade e aparentemente ainda possuem validade fiscal e contábil.
Estes documentos não passaram pela triagem e classificação do setor de contabilidade na época da implementação da Gestão Eletrônica de Documentos (Digitalização para o Portal Institucional) por motivos ignorados por esta Coordenação.
Esta Coordenação consultou duas empresas especializadas na organização documental e solicitou propostas para este projeto, a saber: Ello Consultoria Documental Ltda. e Memória Organização Documental Ltda.;

As propostas enviadas pelas empresas foram balizadas em visitas técnicas de avaliação;
Analisando as questões acima descritas, seria indispensável reverter este quadro de desorganização documental, em função:

Da temporalidade documental (documentos com armazenamento obrigatório por período determinado);
Da necessidade de recuperação de informações com rapidez e segurança, a exemplo das auditorias sofridas pela Fundação recentemente;
Da necessidade de preservação física de documentos considerados válidos do ponto de vista histórico-fiscal.

As propostas encaminhadas foram analisadas por esta CCI e a empresa Memória Organização Documental foi considerada a melhor escolha em virtude da proposta ser apresentada no formato de projeto bem detalhado e formatado a realidade desta Fundação; da larga experiência de seus gestores com notória especialização na região; da extensa lista de clientes atendidos apresentada pela empresa; do menor tempo dispendido no projeto e finalmente, do menor preço apresentado.
Em anexo, propostas das empresas e fotos do levantamento da empresa Memória Organização Documental.

Oscar Garcia-Agreda

Coordenador de Controles Internos

FACEAL