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Ata 325ª

by Pre_Paula — last modified 19/04/2007 11:51

Ata da 325ª (trecentésima vigésima quinta) Reunião Ordinária da Diretoria Executiva da Fundação CEAL de Assistência Social e Previdência – FACEAL, realizada no dia 10 (dez) de março de 2005 (dois mil e cinco).

LOCAL E HORA: Sede da FACEAL – Fundação CEAL de Assistência Social e Previdência, situada na Avenida Fernandes Lima 3565 – Farol – Maceió – AL, às 09:00 (nove) horas. QUORUM: Legal, representado pelo Presidente, Sr. João Nobre e Silva, pela Diretora de Seguridade, Sra. Gildete Souza de Medeiros e pelo Diretor Administrativo Financeiro, Sr. Edson Pereira da Silva. Assuntos da Presidência: I) Registrar o recebimento em 08/03/2005, do Demonstrativo dos Resultados da Avaliação Atuarial – DRAA, posição de 31/12/2004, elaborado pelo Atuário Dr. José Roberto Montello, adotando tábuas biométricas com maiores níveis de sobrevivência ao substituir a Tábua Geral de Mortalidade da AT-49 pela Tábua Geral de Mortalidade da AT-83 e a Tábua de Mortalidade de Inválidos da IAPB-55 pela Tábua de Mortalidade de Inválidos igual a Tábua Geral de Mortalidade da AT-49; II) Deliberar pelo encaminhamento ao Conselho Deliberativo para análise e aprovação do DRAA, registrando que a Diretoria Executiva aprova a mudança nas Tabelas de Mortalidade. Decisão: aprovado por unanimidade; III) Registrar a solicitação verbal feita pelo Auditor Chefe da Companhia Energética de Alagoas – CEAL, patrocinadora da FACEAL, para que seja enviado relatório contendo informações sobre o andamento das providências que estão sendo tomadas em atendimento as recomendações constantes no Relatório de Auditoria Nº 30/2004, de 06/11/2004, realizada por auditores da ELETROBRÁS/CEAL. IV) Deliberar pela aprovação do envio sistemático de informações à Auditoria Interna da CEAL, com o objetivo de deixá-los informados sobre o andamento das providências relativas ao Relatório de Auditoria Nº 30/2004, de 06/11/2004. Decisão: aprovado por unanimidade; V) A Presidência solicita à Diretoria Administrativa Financeira, em caráter de urgência, a elaboração de um relatório contendo: nome, data de admissão, tempo de serviço, formação profissional, lotação, cargo, função e cursos realizados, de todos os colaboradores e servidores terceirizados da FACEAL. Assuntos da Diretoria Administrativa Financeira: l) Deliberar pela aprovação da participação do contador Sr. Rógio José Oliveira Lima no Seminário “SEGREGAÇÃO CONTÁBIL DOS PLANOS DE BENEFÍCIO”, promovido pela ANCEP, nos dias 22 e 23 de março de 2005 na cidade de Brasília. Decisão: aprovado por unanimidade; Assuntos da Diretoria Executiva: I) Deliberar pela aprovação da versão final do Planejamento Estratégico da FACEAL, período 2005-2007, elaborado preliminarmente pela Diretoria Executiva e Consultor Aldo Novaes, entre os dias 03 e 04/03/2005 e consolidado pelos Conselhos Deliberativo, Fiscal, colaboradores da FACEAL e Consultor Aldo Novaes, no Seminário do dia 08/03/2005. Decisão: aprovado por unanimidade; II) Deliberar pela aprovação da contratação do consultor Aldo Novaes para elaborar, junto aos colaboradores da FACEAL, os Programas de Ação (PAs) individuais, além de implantar e acompanhar o Planejamento Estratégico 2005-2007. Decisão: aprovado por unanimidade; III) Deliberar pela aprovação da contratação de consultoria, equipe ou profissional especializado, para conduzir a montagem e execução do plano de adequação dos controles internos e governança corporativa da FACEAL às exigências da Resolução CGPC Nº 13, de 01/10/2004. Decisão: aprovado por unanimidade; IV) Deliberar pela aprovação da contratação de consultoria, equipe ou profissional especializado, para conduzir a atualização e montagem do novo Manual de Procedimentos Padrões da FACEAL. Decisão: aprovado por unanimidade; V) Deliberar pelo encaminhamento aos Conselheiros, até 14/03/2005, de todos os documentos, originais ou preliminares, que irão compor o Balanço de 2004, inclusive o DRAA - posição de 31/12/2004 e cópia da correspondência enviada à Secretaria de Previdência Complementar - SPC, solicitando adiamento de prazo, para possibilitar a análise e a conclusão do Balanço até 24/03/2005. Decisão: aprovado por unanimidade; VI) Deliberar pela aprovação e adoção da nova logomarca da FACEAL apresentada no Seminário do Planejamento Estratégico (08/03/2005), considerando a importância de mudar-se a marca da empresa após vários anos de uso, além de incluir novas cores ao padrão já existente. Decisão: aprovado por unanimidade; VII) Deliberar pela aprovação da limpeza e pintura da Sede e outras instalações físicas da FACEAL, já considerando as novas cores da logomarca (azul, amarelo e vermelho). Decisão: aprovado por unanimidade; VIII) Deliberar pela aprovação da preparação e montagem do mini-auditório da FACEAL, utilizando arquitetura, materiais, equipamentos e acabamento de baixo custo, compatíveis com as atuais instalações, devido a total inadequabilidade da sala usada. Decisão: aprovado por unanimidade; IX) Deliberar pela aprovação da aquisição do aplicativo da RM Sistemas “Linha Compacta de Folha de Pagamentos”, como forma de agregar controles na elaboração da folha de pagamento dos empregados da FACEAL. Decisão: aprovado por unanimidade; X) Relatórios ARC/2003 e ELETROBRÁS/2004. Buscando o atendimento ao item III, planos de ação, assuntos da presidência, ata nº 322, reunião do dia 16/12/2004, a Presidência elaborou um mapa contendo todos os problemas, pendências e recomendações constantes nos relatórios acima citados. Foi acrescentado ao mapa, novas recomendações constantes no Relatório ARC/2004, recebido no final de janeiro/2005. A partir disso, providências vem sendo tomadas e, com o objetivo de manter os Conselhos Deliberativo e Fiscal informados acerca das soluções já em andamento, que correspondem nesta fase a 7% das citadas no mapa, já abrangendo até o momento 22% do total, a Diretoria Executiva registra: Documento: Recomendações da ARC - Exercício findo em 31 de dezembro de 2003 – Item 1.3.3. (b), pág 6: Houve quitação antecipada de empréstimos a funcionários da FACEAL, sem o devido recibo emitido pela Tesouraria e com o valor do saldo a menor. Providências: O responsável será formalmente notificado sobre o fato. Resolução de Diretoria será baixada impedindo o pagamento da quitação de empréstimo diretamente na Tesouraria e a Normativa de Empréstimo será atualizada; Item 1.3.3. (c), pág 7: Houve o recebimento de parcelas em atraso na tesouraria da FACEAL, sem a cobrança de juros e multas. Providências: Estabelecer o seguinte procedimento: a tesouraria calcula juros e multas, pede a validação do responsável pela Unidade, recebe o cheque e dá um recibo que somente terá validade após a compensação do cheque (tipo cartão de crédito); Item 1.4.1, pág 7: A tesouraria exerce as funções de pagamento, recebimento e trata com fornecedores. Providências: Os processos de Contas a Pagar/Receber e Tesouraria, estarão sendo segregados na nova estruturação da FACEAL, passando o controle e autorização do que pagar ou receber para o primeiro e a execução para o último. Os fornecedores serão tratados pela área de Compras e Contratações. Resoluções e Normativas serão baixadas oficializando o estabelecido; Item 1.4.2, pág 7: A tesouraria exerce, também, as funções de analista de empréstimo a participantes. Providências: Estabelecer que os empréstimos a participantes somente serão liberados com o endosso da área de Investimento. Baixar Resolução sobre o assunto; Item 1.4.3, pág 8: Não há um controle efetivo sobre as taxas bancárias cobradas pela Caixa Econômica Federal - CEF. Providências: Exercer análise sobre essas tarifas, levantando as taxas praticadas por outros bancos, buscando vantagens financeiras e outros benefícios à FACEAL; Item 1.4.4, pág 8: Falta de integração do sistema de folha de pagamento de suplementados com o sistema financeiro. Providências: Desenvolver, através do gerador de arquivos "filemaker" do Sistema Amadeus, o arquivo de transferência de informações entre o módulo de Benefícios e a Contabilidade; Item 1.4.5, pág 8: Os cheques para pagamentos da FACEAL ainda são datilografados em máquinas de escrever. Providências: Adquirir impressora matricial, habilitar o módulo de impressão de cheques existente no módulo de Tesouraria, do Sistema Amadeus, estudar e implantar o processo automatizado de emissão de cheques e treinar a área de Tesouraria; Item 2.1, pág 9: Há grandes divergências na carteira de empréstimos entre os saldos do balancete contábil e o saldo do relatório financeiro, devido a falta de controle e análise desse processo. Providências: Correspondência interna será encaminhada à área de Contabilidade, solicitando um posicionamento sobre essa diferença de saldos. Caso ainda exista, apresentar solução para o problema. Buscar a sistematização desse processo de empréstimo a participantes, através da manualização dos procedimentos padrões, estabelecendo pontos de controle para acompanhamento mensal dos saldos; Item 2.2.1, pág 10: No processo de empréstimo não consta informação sobre como foi estabelecida a margem de consignação. Providências: Fazer constar no processo a informação oficial que estabeleceu a margem de consignação, um relatório ou um "hardcopy" da tela consultada. Fazer constar na Normativa de Empréstimo e baixar Resolução sobre o assunto; Item 2.2.2, pág 10: Pagamento de parcela de empréstimo pelo participante diretamente na Tesouraria, contrariando a Normativa de Empréstimo. Providências: Estabelecer o seguinte procedimento: a tesouraria calcula juros e multas (se houver), pede a validação do responsável pela Unidade, recebe o cheque e dá um recibo que somente terá validade após compensação do cheque (tipo cartão de crédito). Fazer constar essas alterações na Normativa de Empréstimo e baixar Resolução sobre o assunto. E, nada mais havendo a tratar, foi lavrada a presente Ata que lida e achada conforme vai assinada por todos.

João Nobre e Silva

Presidente

Edson Pereira da Silva

Diretor Administrativo Financeiro

Gildete Souza de Medeiros

Diretora de Seguridade