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Ata 324ª
by
Pre_Paula
—
last modified
19/04/2007 11:51
Ata da 324ª (trecentésima vigésima quarta) Reunião Ordinária da Diretoria Executiva da Fundação CEAL de Assistência Social e Previdência – FACEAL, realizada no dia 11 (onze) de fevereiro de 2005 (dois mil e cinco).
LOCAL E HORA: Sede da FACEAL – Fundação CEAL de Assistência Social e Previdência, situada na Avenida Fernandes Lima 3565 – Farol – Maceió – AL, às 09:00 (nove) horas. QUORUM: Legal, representado pelo Presidente, Sr. João Nobre e Silva, pela Diretora de Seguridade, Sra. Gildete Souza de Medeiros e pelo Diretor Administrativo Financeiro, Sr. Edson Pereira da Silva. Assuntos da Presidência: I) Registrar o recebimento da CI DAF 015, datada de 04/02/2005, informando que a Companhia Energética de Alagoas - CEAL deixou de quitar a parcela de número 97 (noventa e sete), vencida em 31 de janeiro de 2005, no valor de R$ 936.891,43 (novecentos e trinta e seis mil, oitocentos e noventa e um reais e quarenta e três centavos), referente ao contrato de confissão de dívida firmado entre a CEAL e a FACEAL em 31 de maio de 1996; ll) Deliberar por autorizar o Diretor Administrativo Financeiro a fazer gestões junto a CEAL, objetivando a agilização da quitação do referido débito; lll) Registrar o recebimento da correspondência Nº Ref. 009/DF/2005, de 03/02/2005, da Diretoria Econômico-Financeira e de Relações com o Mercado, da CEAL, patrocinadora da FACEAL, solicitando um alongamento no prazo de quitação da dívida que a CEAL mantém com a Fundação, coberta pelo Instrumento Particular de Confissão de Dívida com Garantia de Caução, datado de 31/05/1996 e Aditivo de Re-Ratificação do Instrumento Particular de Confissão de Dívida com Garantia de Caução, datado de 05/08/1996; lV) Registrar que a Diretoria Executiva da FACEAL se posiciona favorável ao pedido de alongamento da quitação do débito, considerando: a) as dificuldades atuais de caixa da CEAL; b) o elevado nível de desembolso financeiro mensal da Patrocinadora; c) as vantagens para a FACEAL de garantir aportes de longo prazo; d) o baixo risco de inadimplência; e) manutenção da rentabilidade estabelecida no atual contrato; V) Deliberar pelo encaminhamento do pleito da CEAL ao Conselho Deliberativo da Fundação, que após analise, deverá ser encaminhado para avaliação atuarial. Decisão: aprovado por unanimidade; Vl) Registrar que até o dia 30/03/2005, a Diretoria Executiva estará enviando um estudo de reestruturação administrativa da Fundação; VII) Registrar que o escopo do Projeto relativo a modernização, integração e atualização dos processos da FACEAL está sendo montado, buscando sua adequação a Resolução CGPC (Conselho de Gestão da Previdência Complementar) Nº 13, de 01/10/2004; Assuntos da Diretoria de Seguridade: I) Deliberar pela participação da Diretora de Seguridade e da Sra. Ana Paula Abreu, na 9a. Conferência Anual de Previdência Privada, nos dias 02 e 03 de março de 2005, em São Paulo. Decisão: aprovado por unanimidade; II) Registrar que a Secretaria de Previdência Complementar (SPC), através do Ofício nº 188, de 31/01/2005, solicitou uma série de informações objetivando apurar eventuais falhas ocorridas no Processo de Revisão de Benefícios implantado na FACEAL; Assuntos da Diretoria Administrativa e Financeira: I) Deliberar pela substituição do atual relógio mecânico de controle de freqüência por um digital, parametrizado através de software, no valor aproximado de R$ 6.000,00 (seis mil reais). Decisão: aprovado por unanimidade; II) Deliberar pela participação do Presidente e Diretor Administrativo Financeiro da FACEAL no Seminário Gerencie com Eficácia os Riscos dos Fundos de Pensão, a ser realizado no dia 16/02/2005 em São Paulo. Decisão: aprovado por unanimidade; III) Deliberar pela participação do Diretor Administrativo Financeiro da FACEAL no treinamento: O Papel do Conselheiro na Apreciação dos Documentos Contábeis e de Gestão, nos dias 17 e 18/02/2005 em São Paulo. Decisão: aprovado por unanimidade; IV) Deliberar, a pedido do Presidente do Conselho Deliberativo, pela aprovação da participação do Conselheiro Sr. James Nunes, no treinamento: O Papel do Conselheiro na Apreciação dos Documentos Contábeis e de Gestão, nos dias 17 e 18/02/2005 em São Paulo. Decisão: aprovado por unanimidade; V) Deliberar, a pedido do Presidente do Conselho Deliberativo, pela aprovação de sua participação no treinamento: O Papel do Conselheiro na Apreciação dos Documentos Contábeis e de Gestão, nos dias 24 e 25/02/2005 em Brasília. Decisão: aprovado por unanimidade; VI) Deliberar por solicitar autorização ao Conselho Deliberativo para que a Diretoria Administrativa Financeira apresente proposta de renegociação do débito de 35 (trinta e cinco) participantes assistidos que não vêm pagando as parcelas de empréstimo feitos a FACEAL, em virtude da suplementação recebida ser menor que o valor da prestação. Decisão: aprovado por unanimidade; Assuntos da Diretoria Executiva: I) Relatórios ARC/2003 e ELETROBRÁS/2004. Buscando o atendimento ao item III, planos de ação, assuntos da presidência, ata nº 322, reunião do dia 16/12/2004, a Presidência elaborou um mapa contendo todos os problemas, pendências e recomendações constantes nos relatórios acima citados. Foi acrescentado ao mapa, novas recomendações constantes no Relatório ARC/2004, recebido no final de janeiro/2005. A partir disso, providências vem sendo tomadas e, com o objetivo de manter os Conselhos Deliberativo e Fiscal informados acerca das soluções já em andamento, que correspondem a 15% das citadas no mapa, a Diretoria Executiva registra: Documento: Recomendações da ARC - Exercício findo em 31 de dezembro de 2004 - Item 1, pág 2: Inexiste um manual de procedimentos contendo as normas gerais sobre elaboração e inclusão dos aposentados e pensionistas na folha de suplementação, adiantamento de abono anual, desconto de convênio etc. Providência: A solução estará sendo contemplada no projeto relativo a modernização, integração e atualização dos processos da FACEAL; Item 2, pág 2: Não há um tempo determinado para substituição de senhas de acesso aos sistemas. Providência: Será estabelecido, por Norma, um limite de tempo para mudança obrigatória de senhas; Item 3, pág 2: Não há uma autorização formal do Diretor Administrativo Financeiro para o pagamento liquido da folha de suplementação. Providência: A folha de suplementação já está sendo enviada ao Diretor Administrativo Financeiro para conferência e liberação formal do pagamento, faltando formalizar este procedimento; Item 4, pág 3: Não há evidências formais escritas de autorizações dos aposentados e pensionistas para descontos em folha de pagamento. Providência: A Unidade de Benefícios providenciará um documento de autorizações múltiplas de descontos em folha, que será assinado pelo assistido. Isso será exigido no momento do recadastramento; Item 5, pág 3: Não há a elaboração mensal de resumos da folha de suplementação, explicando as principais variações ocorridas. Providência: Um resumo contendo as variações significativas já está sendo elaborado e encaminhado à Diretoria Administrativa Financeira (DAF), desde a folha de janeiro/2005; Item 6, pág 3: Não são emitidos segundas vias dos contra-cheques dos aposentados e pensionistas. Providência: A Diretoria Executiva (DE) entende que o procedimento de pagamento através do crédito em conta corrente, elimina questionamentos quanto a efetivação do pagamento; Item 7, pág 3: Constatou-se declarações desatualizadas de dependentes para fins de dedução do IRRF, além de falta de certidões de nascimento dos dependentes relacionados. Providência: A Unidade de Benefícios já está realizando levantamento nos dossiês dos participantes para regularização das pendências, tais como: dependentes legais de IRRF, isenção de IR para assistidos com mais de 65 anos, dependentes legais de IR por tutela ou curatela e eliminação dos dependentes de IR maiores de 24 anos; Item 8, pág 4: Constatou-se recolhimento a menor de IRRF e pagamento liquido a maior aos aposentados. Providência: A Unidade de Benefícios já está realizando levantamento nos dossiês dos participantes para regularização das pendências: dependentes legais de IRRF, isenção de IR para assistidos com mais de 65 anos, dependentes legais de IR por tutela ou curatela e eliminação dos dependentes de IR maiores de 24 anos; Item 1, pág 6: Há divergência na conciliação mensal entre os controles contábeis e extra-contábeis, no que se refere a concessão de empréstimos. Providência: Prover um melhor controle sobre as informações enviadas pelo sistema de empréstimos à contabilidade, através da comunicação entre os Aplicativos da empresa HP e ATT. A integração entre aplicativos informatizados está prevista para o final de abril/2005; Item 2, pág 6: Os requerimentos de empréstimos não são assinados pela FACEAL nem pela Diretoria de Seguridade. Providência: O formulário de requerimento já possui o espaço reservado à assinatura da Unidade de Empréstimo, vinculada a DAF, que não vinha sendo usado. A DE entende que a assinatura do responsável pela liberação do empréstimo é o suficiente e já está sendo exigida; Item 3, pág 6: No dossiê do empréstimo, falta a anexação do documento de pagamento do valor emprestado, com a devida autorização da tesouraria. Providência: Determinar a anexação ao processo, do recibo ou comprovante de depósito. E, fazer constar essa exigência na Norma de Empréstimo; Item único, pág 7: Falta a manualização de procedimentos para as atividades de contabilidade, investimento, empréstimo a participantes, benefícios a participantes, folha de suplementados etc. Providência: A solução estará sendo contemplada no projeto relativo a modernização, integração e atualização dos processos da FACEAL; Documento: Recomendações da ARC - Exercício findo em 31 de dezembro de 2003 - item 1.3.1, pág 3: Movimento de 03/06/2003 - Pagamento do INSS com recursos do caixa da tesouraria, com multa por atraso no recolhimento. Providência: Estabelecer, através de Norma, medidas punitivas para esse tipo de "erro", descontando o valor dos encargos - multas, juros etc, do salário do empregado responsável pelo atraso. A DE terá a prerrogativa de isentá-lo, após a análise do ocorrido; Item 1.3.1, pág 4: Movimento de 05/06/2003 - Comprovante de depósito em conta da FACEAL, sem o devido recibo que identifique esse recolhimento. Providência: A solução estará sendo contemplada no projeto relativo a modernização, integração e atualização dos processos da FACEAL; Item 1.3.1, pág 4: Movimento de 06/06/2003 - Falta o comprovante de depósito feito na conta da FACEAL, no valor de R$ 24.834,93. Só há um recibo emitido pela FACEAL sem nenhuma assinatura ou identificação do emissor. Providência: A solução estará sendo contemplada no projeto relativo a modernização, integração e atualização dos processos da FACEAL; Item 1.3.1, pág 4: Movimento de 09/06/2003 - De todo o valor recebido no caixa da FACEAL, somente foi depositado parte dele, pois o restante foi utilizado para pagamento de obrigações da própria Fundação. Providência: A Fundação já adotou como padrão a proibição de recebimento de pagamentos em espécie, na sua Unidade de Tesouraria. Todos os pagamentos feitos a Fundação estão sendo realizados através de depósito bancário; Item 1.3.1, pág 5: Movimento de 11/06/2003 - Comprovante de depósito na conta da FACEAL e um recibo emitido em um papel sem timbre e sem assinatura de ninguém. Nada garante que o valor recebido foi o mesmo depositado. Providência: A Fundação já adotou como padrão a proibição de recebimento de pagamentos em espécie, na sua Unidade de Tesouraria. Todos os pagamentos feitos a Fundação estão sendo realizados através de depósito bancário; Item 1.3.1, pág 5: Movimento de 11/06/2003 - Pagamento de serviço feito através de uma Nota Fiscal fora da validade e cópia de cheque emitido em 28/05/2003. Providência: Estabelecer medidas punitivas para esse tipo de "erro", descontando o valor da Nota Fiscal, dito "fria", do salário do empregado responsável pela liberação do pagamento. A DE terá a prerrogativa de isentá-lo, após a análise do ocorrido. Também, estabelecer como regra que um processo de pagamento, após 60 (sessenta) dias sem a devida quitação, deve ser cancelado, inclusive, tornando o cheque sem efeito; Item 1.3.1, pág 5: Movimento de 30/06/2003 – O repasse do cheque da CEAL diretamente à UNIMED, sem passar pelo caixa da Fundação, é uma irregularidade. Providência: Esse procedimento já foi sustado. Somente após a compensação do cheque, relativo ao pagamento efetuado pela patrocinadora, a FACEAL efetuará o pagamento à UNIMED. No valor pago pela CEAL já estão incluídos a CPMF e as tarifas bancárias; Item 1.3.2, pág 6: Movimento de 06/10/2003 - Pagamento de serviço feito através de uma Nota Fiscal fora da validade. Providência: Estabelecer medidas punitivas para esse tipo de "erro", descontando o valor da Nota Fiscal, dito "fria", do salário do empregado responsável pela liberação do pagamento. A DE terá a prerrogativa de isentá-lo, após a análise do ocorrido. Também, estabelecer como regra que um processo de pagamento, após 60 (sessenta) dias sem a devida quitação, deve ser cancelado, inclusive, tornando o cheque sem efeito; Item 1.3.3. (a), pág 6: A FACEAL arcou com a responsabilidade do pagamento do IRRF sobre faturas da UNIMED, sem o devido ressarcimento. Providência: Esse procedimento já foi sustado. A FACEAL está retendo o valor referente ao IRRF e recolhendo o DARF no devido prazo. E, nada mais havendo a tratar, foi lavrada a presente Ata que lida e achada conforme vai assinada por todos.
João Nobre e Silva Presidente |
Edson Pereira da Silva Diretor Administrativo Financeiro |
| Gildete Souza de Medeiros Diretora de Seguridade |