A conservação e preservação dos acervos documentais garantem o imprescindível acesso à informação. Documentos armazenados de forma organizada, em locais higiênicos e com identificação que permita sua localização com agilidade é fundamental.
Pensando nisso, a FACEAL contratou uma empresa especializada em organização documental para realizar a análise, triagem e armazenamento adequado dos documentos da Fundação.
Outro projeto desse tipo foi colocado em prática em 2006 quando o CDI ganhou nova pintura, ponto de rede e arquivos Giroflex que substituíram as antigas estantes. Além da organização dos arquivos em caixas padrão devidamente numeradas, a maioria dos documentos foi digitalizada, com exceção de alguns que não passaram pela análise e seleção que deveria ter sido feita pelos setores responsáveis.
As modificações deixaram o Centro mais moderno e eficiente. Mas ainda faltava a organização da massa de dados que não passou pelo processo de catalogação realizado nesse período. 
Esses documentos estavam correndo risco de degradação física e por isso foram recentemente organizados pelos técnicos em arquivamento da empresa Memória Organização Documental que estiveram na sede da FACEAL para analisar todo o acervo documental, selecionar os arquivos válidos e organizá-los corretamente.

O projeto

O projeto elaborado por especialistas da Memória Organização Documental é bem detalhado e formatado à realidade da Fundação. Basicamente, o material apresenta três etapas: a triagem, a organização e o armazenamento dos documentos em caixas devidamente identificadas.
Os técnicos Márcio Barbosa e Sônia Gomes explicam que o objetivo do projeto é garantir a conservação adequada dos documentos para que as informações possam ser recuperadas com rapidez e segurança.
“Inicialmente, fizemos uma análise documental para detectar os tipos de arquivos, logo depois realizamos uma classificação por tema e por ordem cronológica. Após a seleção, guardamos os documentos em caixas apropriadas, numeradas e dispostas em ordem alfabética de assunto”, explica o técnico Márcio Barbosa.
As etapas já foram concluídas e a facilidade para recuperação dos arquivos aumentou significativamente. Para localizar documentos, basta ir ao inventário elaborado pela FACEAL e procurar pelo seu tema. Cada documento descrito na lista terá a indicação da numeração e da localização (prateleira e estante) da caixa em que está abrigado. 
“Realizamos a seleção dos documentos e priorizamos a organização e preservação física dos arquivos considerados válidos do ponto de vista histórico-fiscal. A recuperação ágil e segura dos arquivos é um aspecto importante quando determinados documentos, por exemplo, são solicitados numa auditoria”, explica Sônia Gomes.
O coordenador de Controles Internos da FACEAL, Oscar Garcia-Agreda, conta que a iniciativa só veio a somar com a evolução organizacional da Fundação que agora possui todos os documentos guardados em caixas devidamente identificadas num ambiente iluminado, ventilado, arejado e higiênico.

CDI

O Centro de Documentação e Informação da FACEAL (CDI) tem a função de receber documentos e armazená-los de forma que possibilite uma recuperação rápida e segura das informações. No entanto, o que se observou foi uma quantidade significante de documentos arquivados de maneira indevida e sem classificação.
Alguns deles que não passaram pelo primeiro processo de triagem em 2006, estavam depositados em um espaço provisório e o que pudemos detectar foi uma armazenagem irregular e acondicionamento inadequado. Alguns documentos já apresentavam o inicio de degradação física. Ou seja, "observamos a ausência de padrões de arquivamento”, explica Oscar Garcia-Agreda.
Agora, os documentos pertencentes às diversas áreas da FACEAL já estão guardados com segurança e podem ser recuperados com agilidade a qualquer momento. “Os setores da Fundação que colaboraram na qualificação e triagem dos documentos para armazenamento digital e catalogado nos novos armários estão hoje com mais segurança na recuperação de informações”, revela o coordenador.
“Com a aquisição de armários apropriados assim como a concretização desse projeto e a estruturação da Gestão Eletrônica de Documentos (GED), na  implantação do Portal Institucional, a Fundação avançou significativamente na gestão de documentos”, acrescenta Garcia-Agreda.