O e-mail já é uma das ferramentas de comunicação mais ágeis e eficazes também no mundo dos negócios. Ele possibilita a interação entre os diversos setores de uma organização, assim como garante rapidez e agilidade na execução das atividades. O número de mensagens enviadas e recebidas no dia-a-dia da FACEAL tem aumentado consideravelmente e para atender essa grande demanda, assim como oferecer serviços mais modernos, a Fundação está atualizando seus recursos de correio eletrônico.

A equipe de Tecnologia da Informação (TI), junto com a coordenação de Controles Internos da FACEAL, fez um estudo das carentes funcionalidades oferecidas pelo antigo servidor de e-mail interno e, a partir disso, sugeriu uma atualização visando a melhoria no processo comunicacional e administrativo da Instituição.

"Com essa atualização, toda a comunicação institucional poderá ser gerida pelo nosso Outlook (e-mail), que pode ser considerado uma ferramenta de gestão e de proatividade dentro da Instituição", destacou o técnico em informática, Marcos João Alves.

Novas funcionalidades

A FACEAL está atualizando seu aplicativo de gerenciamento de e-mails internos e externos. Essa atualização proporcionará uma maior capacidade de atendimento às demandas tecnológicas da Fundação no que se refere ao acompanhamento das versões do Windows. Com o aplicativo atualizado, os colaboradores da Fundação terão acesso a um número maior de funcionalidades com toda segurança. "A versão atualizada do servidor de e-mail, Exchange Server 2007, trará grandes benefícios ao dia-a-dia comunicacional da Instituição e oferecerá maior integração", adiantou Alves.

O Exchange Server 2007 ajuda a preservar dados valiosos de usuários contra os efeitos danosos de spam e vírus; proporciona automaticamente comunicações seguras dentro da organização, sem adição de custo ou complexidade; e oferece suporte às diferentes necessidades dos funcionários.

Além disso, possibilita o acesso em qualquer lugar, os colaboradores podem se conectar aos seus e-mails onde quer que estejam. "O Exchange Server 2007 disponibiliza serviços de correio de voz, calendário compartilhado, pastas públicas, agendamento de reuniões e fax, via internet, além de aumentar a velocidade no processo de respostas e oferecer aos funcionários uma caixa de entrada única para acessar todas as suas comunicações importantes", explicou o técnico em informática.

Marcos João Alves destacou a futura melhoria no processo produtivo da Instituição com a adoção do novo aplicativo, que possibilitará maior facilidade na busca e compartilhamento de dados, documentos e agendas em qualquer lugar, além de melhorar a produtividade do administrador ao facilitar a resolução de problemas e automatizar tarefas de modo mais simples.

"Com o serviço de calendário e de pastas públicas, por exemplo, os colaboradores terão acesso às reuniões marcadas para determinado dia, o local onde serão realizadas, quem participará, os equipamentos que serão utilizados etc. Também poderão compartilhar um cronograma de atividades com datas de entrega estabelecidas e um sistema de aviso automático para lembrar que o prazo está se aproximando", contou Alves.

O coordenador de Controles Internos da FACEAL, Oscar Garcia-Agreda, diz que a Fundação está acompanhando a evolução natural da Tecnologia da Informação e se mantém na linha de utilização de ferramentas legais e registradas, no sentido de disponibilizar aos colaboradores e dirigentes, num primeiro momento, e aos participantes por conseqüência, uma infra-estrutura de TI segura e eficiente, com todo suporte técnico integral do fornecedor das aplicações, no caso, a Microsoft.

* Este texto é fruto das atividades de estágio da estudante de jornalismo Manuela Pedrosa. Sua produção foi supervisionada pela jornalista Clarissa Veiga.