A FACEAL tem como um de seus principais propósitos a constante busca por inovação e adoção de novas tecnologias que garantam a otimização das atividades e a segurança nos processos. Essa meta foi definida pela preocupação da Entidade com a qualidade e transparência na execução de suas atividades. Manter arquivados, registrados, seguros e disponíveis os documentos de interesse dos seus participantes, por exemplo, é sempre uma prioridade.

O projeto de gestão dos documentos cadastrais dos participantes foi um marco para a Fundação. Foi a partir dele que a FACEAL pôde evoluir da antiga forma de arquivamento em pastas suspensas, para a digitalização e disponibilização via web.

Em 2005, foi contratada uma empresa especializada em digitalização e certificação digital. Esse sofisticado serviço de digitalização e arquivamento de documentos integra sistemas de Gestão Eletrônica de Documentos (GED) com técnicas e equipamentos de última geração, aplicada ao arquivamento de dados da Entidade.

Uma equipe especializada organizou e preparou os documentos sob a supervisão de especialistas em logística de ciências da informação. Todo o serviço visou dar maior agilidade e segurança aos trabalhos, garantindo a preservação da integridade física e a recuperação de documentos danificados, assim como a segurança no arquivamento.

Com o projeto, os documentos constantes em cada pasta foram digitalizados, acondicionados individualmente em sacos plásticos, arquivados em pastas plásticas próprias e guardados em arquivos deslizantes de aço, seguros e que permitem a otimização de espaços. As imagens digitalizadas desses documentos passaram a ser recuperadas rapidamente, de forma on-line e pela Internet, através do Portal Institucional da Fundação, sem a necessidade de manuseio físico do papel.

Tecnologia inteligente

Mais importante ainda foi o estabelecimento da continuidade do serviço de digitalização através da definição de um Procedimento Operacional Padrão (POP) que o descreve. Dessa forma, novos documentos trazidos pelo participante ou solicitados pela Fundação, são scanneados e arquivados dentro do dossiê virtual de cada um deles antes de serem guardados nas respectivas pastas físicas.

Para isso, são utilizados scanners de última geração que permitem a alimentação automática dos documentos e garante um melhor resultado, tanto na qualidade das imagens como na velocidade do processo. A partir daí o material já passa a estar disponível para acesso.

Outro serviço que agregou um valor incalculável ao projeto foi a rotina informatizada que recupera a partir de uma seleção prévia de tipos de documentos os participantes que não têm esse documento na sua pasta. O projeto referente aos trabalhos de digitalização de conteúdos foi iniciado em 2005 e concluído um ano depois, em 2006.

Arquivamento seguro

O Módulo Corporativo do Sistema Integrado Amadeus, utilizado na FACEAL, também prioriza a segurança e o controle dos dados armazenados. Dentre outras funções, o sistema possibilita a organização e armazenamento seguro dos dados cadastrais dos participantes ativos e assistidos da Fundação.

De acordo com o coordenador de Controles Internos da Fundação, Oscar Garcia-Agreda, a Entidade tem hoje todo o controle dos dados cadastrais de seus participantes que estão devidamente arquivados com segurança no Módulo Corporativo Amadeus e nos servidores da Casa.

Para garantir ainda mais segurança e minimizar os riscos, a FACEAL adquiriu recentemente uma unidade de fita digital, evoluindo o seu processo de backup, que é a cópia de dados de um dispositivo para o outro com o objetivo de, posteriormente, recuperá-los caso haja necessidade. Com este equipamento, todas as informações geradas diariamente na Fundação são rapidamente gravadas em fitas digitais e arquivadas para posterior recuperação, caso alguma pane cause danos ou perdas de informações.

“Todas as medidas tomadas pela Fundação estão atreladas aos princípios de segurança e transparência da informação. Buscamos sempre o desenvolvimento e aperfeiçoamento de ações inovadoras que atendam rigorosamente a esses princípios”, concluiu o coordenador.

* Este texto é fruto das atividades de estágio da estudante de jornalismo Manuela Pedrosa. Sua produção foi supervisionada pela jornalista Clarissa Veiga.